Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Kuuntelin radiosta vastikään nimitetyn johtajan haastattelua. Toimittaja kysyi työnkuvasta, johon johtaja vastasi, että viestintä kuuluu kiinteästi toimenkuvaan. Sitten korviini särähti seuraava asia. Johtaja kertoi muikeasti naurahdellen: ”Sähköposteissa en jaarittele turhia. Kerron asiani suoraan ja lyhyesti. Kaikki, jotka minut tuntevat, tietävät tyylini.” Höristin korviani. Ihanko totta? Voiko tuon tason johtaja ikään kuin kehuskella, että ei panosta viesteihin? ”Suoraan ja lyhyesti” vaikuttaa yleensä tylyltä ja töksähtävältä. Mikä tekee juuri sähköpostista sellaisen kanavan, jossa voi viestiä tämän johtajan tyylillä? Miksi siellä saa toimia mielivaltaisesti?

Ei ole ensimmäinen kerta, kun törmään samaan seikkaan. Jostain syystä käytöstavat eivät ulotu sähköpostiviesteihin. Mihin ne jäävät matkalla? Mukava ja sympaattinen kaveri voi lähettää tökeröjä viestejä. Ei kai sähköpostissa ole niin väliä, miten kirjoittaa? Kyllä on!

Jos työpaikalla ei tervehdi muita, saa koppavan leiman. Jos jättää kahvikupit laittamatta pesukoneeseen, pidetään huolimattomana. Jos näprää kännykkää kokouksissa, on välinpitämätön. Jos istuu tuppisuuna palaverissa, vaikuttaa umpimieliseltä. Jos hyökkää huoneeseen ja kajauttaa ilmoille oman asiansa, on tahditon. Jos aina ohittaa muut, pidetään itsekkäänä. Jos ajaa vaan omaa etuaan, on laskelmoiva. Jos ei koskaan kysy muiden kuulumisia, on kylmä.

Kuka meistä haluaa olla edellä kuvatun kaltainen työkaveri?

En minä ainakaan.

Silloin tällöin voi kestää työkavereilta säällisen määrän huonoa käytöstä. Koska eihän sitä itsekään aina jaksa olla hyvällä tuulella. Jos epäasiallinen käytös jatkuu, siihen pitää puuttua.

Koskeeko sähköpostia eri säännöt? Miksi siellä on vallalla villi ja vapaa meininki? Miksei arkisissa viesteissä vaadita käyttäytymään ystävällisesti? Miten joku johtaja voi hymyillen kertoa radiohaastattelussa, että sähköposteissa olen lyhytsanainen ja suora. Miettiikö hän lainkaan vastaanottajia? Miltä uusista työkavereista nämä viestit mahtavat tuntua?

Vastaanottajan huomioiminen on kohteliasta. Tätä korostetaan kaikessa viestinnässä. Asetu vastaanottajan asemaan ja kerro asiasi tälle sopivalla tavalla ja tyylillä. Jos et tunne vastaanottajaa, muotoile viestisi mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi.

Seuraavat ohjeet auttavat luomaan myönteisen vaikutelman viestiin:

• Vältä olettamasta asioita toisesta henkilöstä tai heidän tilanteestaan. Kysy tarvittaessa lisätietoja tai selvennystä, sen sijaan että tekisit oletuksia.
• Vaikka viesti olisi haastava tai kriittinen, pyri vastaamaan siihen kohteliaasti ja asiallisesti.
• Jos joudut kertomaan huonoja uutisia, ilmaise pahoittelusi kohteliaasti ja aitoon sävyyn, kuten “Olen vilpittömän pahoillani” tai “Pyydän anteeksi”.
• Jos sinun on annettava kritiikkiä, pyri tekemään se rakentavalla tavalla ja tarjoamaan ratkaisuja.
• Käytä myönteisiä sanavalintoja ja ilmaisuja. Vältä kielteistä muotoilua, kuten “Emme voi tehdä tätä” ja pyri sen sijaan tarjoamaan rakentavaa tietoa, kuten “Voimme harkita vaihtoehtoa”.
• Kunnioita vastaanottajan aikaa. Pidä viestisi lyhyenä ja ytimekkäänä ja vältä turhaa toistoa tai pitkiä kiertoteitä.

Saattaa olla, että tämä mainittu johtaja vetoaisi viimeiseen kohtaan ja ajattelee, että hän säästää vastaanottajan aikaa, kun on lyhyt ja suora.

Vaikka on viesteissään ytimekäs, niihin voi aina sisällyttää myös toppauksia: kohteliaita sanoja ja ystävällisiä ilmaisuja. Minusta ainakin olisi hienoa, että minun viestini muistetaan, koska niissä on lempeyttä ja lämpöä.

Tuija Metsäaho on julkaissut oppaan Ystävällisiä viestejä – Työelämän sähköpostit. Helppolukuisessa oppaassa on lukuisia käytännön vinkkejä, miten sähköpostissa on sopivaa käyttäytyä ja miten muotoilla ystävällisiä viestejä.

Saatavana sekä painettuna kirjana (18,90) että e-kirjana (10,99).

Lue lisää! https://kirjakauppa.bod.fi/ystaevaellisiae-viestejae-tuija-metsaeaho-9789528043775

Viestinnän asiantuntija Tuija Metsäaho pitää kieliaiheista blogia Elämänpuu. Hän on koulutukseltaan filosofian maisteri (suomen kieli) ja HSO-sihteeri.
Lue lisää: https://elamanpuu.blog/.

Tutustu myös Tuija Metsäahon maksulliseen Eloa teksteihin, ilo kirjoittamiseen! -verkkokurssiin, joka antaa eväitä työelämätekstien tekoon ja kirjoitusprosessin hiomiseen. Lisätietoja kurssista löydät osoitteesta: https://www.viestintakurssit.fi/tuote/eloa-teksteihin-iloa-kirjoittamiseen-verkkokurssi/

Lue myös Metsäahon aiemmin julkaistut kolumnit Kukkakori ei ole kaikkien mieleen, Pitääkö päiväkirjat polttaa?, Tuota tekstiä vähitellen, Muutama sana espanjaksi, Vihjaamalla viesti perille, Voimalauseet käyttöön, Ennakkoluulot on ja Otsikon jälkeen tulee piste.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.